Einführung

Software

Warum aula?

Ausstattung

Was ist aula eigentlich?

aula ist ein Konzept, das Schulen oder Jugendeinrichtungen nutzen können, um mehr Beteiligung für Schüler*innen bzw. Teilnehmende zu ermöglichen. Dazu gehört eine Onlineplattform (App), für die alle einen Account erhalten. Dort können sie Ideen posten, diskutieren, Projektpläne ausarbeiten und über manche Ideen auch abstimmen. Zu aula gehört aber auch, dass es regelmäßig Zeit im (Schul-)Alltag gibt, in der über neue Ideen, Ausarbeitung bestehender Ideen, Probleme auf der Plattform usw. gesprochen wird. Die Beteiligung wird dadurch verbindlich, dass zu Beginn ein Beteiligungsvertrag an der Schule bzw. Einrichtung ausgearbeitet wird, der die Möglichkeiten und Grenzen der Beteiligung festhält.

Kostet aula was? 

Mehr Infos zu den Kosten findest du hier. 

Wir wollen aula für ein bestimmtes Projekt nutzen, ist das sinnvoll? 

aula ist ein Beteiligungskonzept, die Onlineanwendung ist nur ein Teil davon. Das Gesamtkonzept ist in den meisten Fällen zu komplex, um es für ein kurz andauerndes Projekt zu nutzen. Stattdessen wird es dauerhaft in die Schulstrukturen integriert.  

Können wir aula an unserer Grundschule nutzen? 

Aktuell ist aula für den Einsatz an weiterführenden Schulen konzipiert. Die Onlineanwendung und das Konzept setzen Lese- und Schreibkenntnisse voraus.  

Welche Schulen nutzen aula? 

Hier gibt es eine Übersicht zu Schulen und Einrichtungen, die aula nutzen. Nicht alle haben zugestimmt, namentlich genannt zu werden.   

Ist aula barrierefrei? 

Leider sind die App und die Onlineanwendung bisher nicht barrierefrei gestaltet. 

Müssen wir für die Einführung Workshops buchen?

Die Workshops zur Einführung sind nicht verpflichtend. Wir haben jedoch die Erfahrung gemacht, dass eine externe Begleitung der Schule beim Einführungsprozess durch uns oder eine*n aula–Botschafter*in sehr hilfreich sein kann. Es gibt außerdem eine Lernplattform mit unterschiedlichen Kursen rund um aula. 

Wie weit im Voraus sollten wir Termine für Workshops buchen? 

In der Regel können wir digitale Workshops relativ spontan (innerhalb von ca. vier Wochen) einrichten. Werden die Workshops von aula-Botschafter*innen durchgeführt, ist eine persönliche Absprache mit dem/der Botschafter*in erforderlich. 

Wir wollen aula einführen, was müssen wir tun? 

Bitte meldet euch über das Kontaktformular bei uns, wenn ihr unsere Begleitung wünscht. Wir formulieren dann ein Angebot für Workshops sowie den Service, die aula-Instanz auf unseren Servern zu hosten. Ist die Entscheidung seitens der Schule gefallen, können wir die aula-Instanz der Schule recht spontan einrichten und gemeinsam Termine für mögliche Workshops vereinbaren.

Wie lange dauert es von der Entscheidung, aula einzuführen, bis zum aula-Start für alle Schüler*innen? 

Das hängt von verschiedenen Faktoren ab, in der Regel dauert es ungefähr sechs Monate. Entscheidend ist dabei, ob es eine aula–Projektgruppe gibt, die den Einführungsprozess steuert, ob lange Ferien dazwischenliegen, etc. 

Was ist eine Projektgruppe? 

Die aula-Projektgruppe setzt sich zusammen aus Lehrkräften und Schüler*innen. Sie kann unterschiedlich groß sein, wir empfehlen aber eine Größe zwischen sechs und 12 Personen. Sie ist damit beschäftigt, den Einführungsprozess von aula zu steuern. Das bedeutet: Die Projektgruppe plant den Zeitrahmen der Einführung, stellt das Vorhaben in den wichtigen Gremien vor, führt selbst Workshops durch oder nimmt an Workshops des aula-Teams teil (falls diese gebucht werden). Sie sind aueßrdem die „aula-Expert*innen“ der Schule und damit auch Ansprechpartner*innen für andere. 

Wie viel Zeit müssen Lehrkräfte pro Woche für aula aufwenden? 

Pauschal lässt sich diese Frage kaum beantworten. Für die Admins der Plattform ist der Aufwand bspw. bei der Einführung und am Schuljahresanfang höher, wenn neue User registriert werden. Für diejenigen Lehrkräfte, die auch Plattform-Moderator*innen sind, besteht der Aufwand darin, die Plattform regelmäßig im Blick zu haben und zu moderieren. Wir empfehlen außerdem regelmäßige aula-Stunden, die aber sicher nicht von allen Kolleg*innen umgesetzt werden (müssen). Wir empfehlen für diejenigen, die sich als Admin, Projektleiter*in o.ä. engagieren, Ausgleichsstunden. 

Wie überzeuge ich die Schulleitung von aula? 

Eine demokratische Schul- und Unterrichtsentwicklung gehört zu den Aufgaben von Schule. Ein grundlegendes Qualitätsmerkmal von Schule ist gelebte Demokratie. Daraus ergibt sich der Auftrag, Partizipation zu leben. All das hat die KMK 2009 festgelegt. In der Realität sieht es an vielen Schulen anders aus und gelebte Demokratie hat noch keinen Platz im Schulalltag gefunden. Das kann aula verändern! 

Unsere Schüler*innen haben keine Lust auf aula, was sollen wir tun? 

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Schüler*innen es gar nicht gewohnt sind, sich einbringen zu können, weder im privaten Umfeld noch in der Schule. Teilweise haben sie in der Vergangenheit an Abstimmungen teilgenommen, deren Ergebnisse dann keine Konsequenzen hatten. Deswegen ist aula nicht nur eine Onlineanwendung, sondern ein Konzept, das die Beteiligungsprozesse auch offline begleitet. Beteiligung und das Gefühl, etwas verändern zu können, müssen gelernt und gefördert werden. Das Ziel von aula ist, dass alle jungen Menschen sich nicht nur als Besucher*innen einer Schule oder Einrichtung sehen, sondern als Gestalter*innen. Die reine Bereitstellung der Plattform wird diese Änderung nicht bewirken, sondern die Beteiligungsmöglichkeiten müssen begleitet werden.  

Gibt es Förderungen, aus denen wir die Kosten für aula zahlen können? 

In den Bundesländern gibt es unterschiedliche Förderprogramme, aus denen Schulen Mittel für Demokratiebildung oder -förderung abrufen können. Wir empfehlen auch, lokale Unternehmen, Banken oder Initiativen für ein Sponsoring anzufragen. 
Für Berliner Schulen gibt es zudem momentan zusätzliche Fördermittel durch die Berliner Senatsverwaltung. Weitere Infos dazu findet ihr hier. 

Können wir die Software selbst hosten? 

Ja, allerdings sind dafür tiefgehende Kenntnisse in der Systemadministration erforderlich.  

Was muss ein*e aula-Admin können? 

An der Schule muss es mindestens eine Person (besser zwei oder mehr) geben, die die aula-Instanz der Schule verwaltet. Das bedeutet: User per csv-Import anlegen, Räume einrichten, etc. Dafür sind keine tiefgehenden technischen Kenntnisse erforderlich, ein generelles Verständnis für Onlineanwendungen setzen wir aber voraus. 

Die Software ist offen, warum zahlen wir dann dafür? 

Die Software kann auf einem eigenen Server installiert werden, sie ist dann völlig kostenfrei. Das setzt tiefgehende Kenntnisse in der Systemadministration voraus. Updates werden von uns zwar bereitgestellt, müssen aber eigenverantwortlich installiert werden. Schulen können für den Service zahlen, dass wir die Instanz der Schule auf unseren Servern hosten und uns um Serverwartung, regelmäßige Updates und Sicherheitsvorkehrungen kümmern. 

Wie sieht es mit dem Datenschutz aus? 

Dazu haben wir hier eine eigene FAQ-Seite erstellt.  

Gibt es eine App? 

Ja, es gibt die App im Apple App Store und im Google Play Store. 

Reicht es, wenn die Schüler*innen aula im Computerraum nutzen können? 

Wir denken, dass Schüler*innen aula besonders dann nutzen, wenn sie einen leichten Zugang dazu haben. Daher ist es ratsam, dass sie aula auf dem Schul-Tablet oder -Laptop oder dem eigenen Smartphone nutzen.  

Warum braucht meine Schule aula? 

Eine demokratische Schul- und Unterrichtsentwicklung gehört zu den Aufgaben von Schule. Ein grundlegendes Qualitätsmerkmal von Schule ist gelebte Demokratie. Daraus ergibt sich der Auftrag, Partizipation zu leben. All das hat die KMK 2009 festgelegt. In der Realität sieht es an vielen Schulen anders aus und gelebte Demokratie hat noch keinen Platz im Schulalltag gefunden. Das kann aula verändern! 

Wir haben schon eine Schüler*innenvertretung, warum dann noch aula? 

Die Idee hinter aula ist, dass sich alle beteiligen können, nicht nur diejenigen, die bereits in Gremien sitzen. Viele Schüler*innenvertretungen (SV) haben offene Treffs oder Sprechstunden, die jedoch wenig angenommen werden. Über aula können sich alle jederzeit beteiligen. Die SV-Mitglieder sind dennoch besonders wichtig für den aula-Prozess: Es sollen keine Parallelstrukturen entstehen, sondern die SV soll eng am Einführungsprozess für aula beteiligt werden. 

Wir haben schon eine Lernplattform, warum dann noch aula? 

aula ist ein Beteiligungskonzept, keine Lernplattform und kein reines Abstimmungstool. Mit aula werden Ideen gesammelt, ausgearbeitet, hinterfragt, diskutiert und teilweise abgestimmt. Das begleitende Konzept sieht eine Bewegung hin zu mehr Beteiligung durch Schüler*innen vor. 

Brauchen alle Schüler*innen ein Tablet/Smartphone/Laptop für aula? 

Wir denken, dass Schüler*innen aula besonders dann nutzen, wenn sie einen leichten Zugang dazu haben. Daher ist es ratsam, dass sie aula auf dem Schul-Tablet oder -Laptop oder dem eigenen Smartphone nutzen.  

Wir haben Handyverbot an der Schule, können wir trotzdem aula nutzen? 

Wir denken, dass Schüler*innen aula besonders dann nutzen, wenn sie einen leichten Zugang dazu haben. Daher ist es ratsam, dass sie aula auf dem Schul-Tablet oder -Laptop oder dem eigenen Smartphone nutzen.

Wir haben kein freies WLAN für die Schüler*innen, können wir trotzdem aula nutzen? 

Ein Teil von aula ist die Onlineanwendung bzw. App. Die Software ist so gebaut, dass sie nur sehr wenige mobile Daten verbraucht. Viele Schüler*innen möchten ihre mobilen Daten dennoch lieber für andere Anwendungen sparen, sodass es hilft, wenn sie auf ein Schul-Wlan zugreifen können, um aula zu nutzen.  

Wir haben überhaupt keine Zeit für aula, wie sollen wir das machen? 

Zu aula gehört auch, dass die Beteiligungsprozesse analog begleitet werden, bspw. in sogenannten aula-Stunden. Ohne eine analoge Begleitung besteht die Gefahr, dass die Beteiligung auf der Onlineplattform ins Stocken gerät oder einschläft.  

Ich finde keine Antwort auf meine Frage?

Sollten wir hier eine Frage unbeantwortet gelassen haben, dann kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular.

Themen

Welche Daten werden zu welchem Zweck in der aula Anwendung verarbeitet bzw. erhoben?

Im Rahmen der aula Anwendung verarbeiten wir einerseits Daten unserer Kund*innen (Namen, Adressen, Ansprechpartner*innen etc.), um z.B. die Kommunikation sicherzustellen oder Abrechnungen (Rechnungen) zu erstellen.

Andererseits erheben und verarbeiten wir Daten, die für den Betrieb der aula Anwendung notwendig sind. In den sogenannten Serverlogs (Protokollen) werden bei Nutzung der Anwendung zusätzlich technische Daten über Nutzer*innen gespeichert (wie z.B. Zeitpunkt des Zugriffs, IP-Adresse, verwendeter Browser). Diese Logs dienen zur Gewährleistung der Betriebssicherheit und werden alle 3 Monate automatisiert und datenschutzgerecht gelöscht.

Datenspeicherungsfrist: Wir speichern Daten immer nur zweckgebunden und löschen Daten unmittelbar, nachdem der Zweck der Nutzung entfallen ist (z.B. das Vertragsverhältnis mit der Schule erloschen ist).

Bitte beachten Sie für weitere Informationen auch die Datenschutzerklärung für die Webseite.

Besteht für die aula Anwendung ein Verzeichnis (VVT) der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO?

Ja, wir haben ein Verarbeitungsverzeichnis erstellt, das Sie auf Anfrage einsehen können. Ein Verarbeitungsverzeichnis gibt Auskunft über die Daten, die wir verarbeiten sowie die Art und Weise, wie die Daten verarbeitet werden.

Wurde eine Datenschutzfolgeabschätzung durchgeführt (DSFA)?

Die aula gGmbH führt in regelmäßigen Abständen (einmal jährlich oder nach Bedarf bei relevanten Änderungen der Anwendung) eine Datenschutzfolgeabschätzung durch. Die letzte DSFA fand im November 2022 statt.

Wurde eine Risikobewertung nach BSI IT Grundschutz durchgeführt?

Die aula gGmbH führt in regelmäßigen Abständen Risikobewertungen (jährlich oder nach Bedarf bei relevanten Änderungen der Anwendung) im Rahmen des BSI IT Grundschutzes durch. Die letzte Risikobewertung wurde im November 2022 vorgenommen. Wir nutzen die daraus gewonnenen Erkenntnisse, um unsere Dienste und Infrastruktur stetig zu verbessern und mögliche Risiken zu minimieren (nach dem Prinzip: Risiko erkennen, Maßnahmen planen, Umsetzung überwachen, regelmäßig prüfen).

Wer unterzeichnet den Hostingvertrag auf Seiten des Kunden? Die Schule? Der Träger?

Der Hostingvertrag wird in der Regel von der Schule, vertreten durch die Schulleitung, unterzeichnet. Davon abweichend gibt es auch individuelle Regelungen innerhalb der einzelnen Bundesländer.

Wie wird die Verfügbarkeit der Anwendung auf technischer Seite sichergestellt?

Zur Sicherstellung des reibungslosen Betriebs und der garantierten Erreichbarkeit der aula Anwendungen ergreifen wir unterschiedliche technische und organisatorische Maßnahmen.
Bei aula handelt es sich um eine sog. Saas (Software as a service) Anwendung, die auf Servern betrieben wird. So wird z.B. durch eine redundante Infrastruktur (mehrere Server in unterschiedlichen Rechenzentren) mit automatisiertem Backupkonzept eine Ausfallsicherheit auf technischer Ebene gewährleistet. Organisatorische Maßnahmen wie z.B. Notfallkonzepte, die strenge Zugriffs- und Zutrittskontrolle sowie fortlaufende Sicherheitsschulungen der Mitarbeiter*innen durch DSB und ISB unterstützen den Prozess.

Wie ist der Support für die Anwendung aula geregelt?

Für Supportanfragen bitten wir Sie, unseren Helpdesk zu nutzen. Dazu formulieren Sie eine E-Mail an support@aula.de.
Intern wird dann bei uns ein sog. Ticket erzeugt, das die Nachverfolgung für Sie und uns ermöglicht. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung sowie folgend jeweils Benachrichtigungen per E-Mail über der den aktuellen Stand der Bearbeitung.

Sie erhalten so jederzeit einen Überblick. Wir bearbeiten Ihre Anfrage schnellstmöglich. Sollte es sich z.B. um einen sog. Bug Report (Fehlerbericht) handeln, ist die Bearbeitungszeit abhängig von der Komplexität des gemeldeten Fehlers.

Featurewünsche (also z.B. der Wunsch nach einer neuen Funktion) nehmen wir ebenfalls gerne über unseren Helpdesk entgegen. Diese werden nach interner Rücksprache und Prüfung ggf. umsetzen.

Wer ist Datenschutzbeauftragte*r?

Datenschutzbeauftragter in unserem Unternehmen ist: Leonard Haas
E-Mail: dsb@aula.de

Wer ist Informationssicherheitsbeauftragte*r?

Informationssicherheitsbeauftragte in unserem Unternehmen ist:
Marina Weisband
E-Mail: Isb@aula.de

Wo kann ich die technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) der aula gGmbH einsehen?

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die wir ergreifen, um einen sicheren und zuverlässigen Betrieb der aula Anwendung zu gewährleisten, stellen wir gern auf Anfrage zur Verfügung.

Wo kann ich die AGB bzw. die Nutzungsbedingungen der aula gGmbH einsehen?

Die Nutzungsbedingungen für die Nutzung der aula Anwendung erhalten Sie gern auf Anfrage.

Arbeitet die aula gGmbH nach dem BSI IT Grundschutz?

Ja, da wir eine Zertifizierung nach BSI ISO 27001 anstreben, arbeiten wir bereits jetzt nach den Vorgaben des IT-Grundschutzes.

Ist die aula gGmbH zertifziert (z.B nach BSI ISO 27001)?

Noch nicht, jedoch streben wir die Zertifizierung an. Bereits jetzt leben und setzen wir die Vorgaben des BSI IT Grundschutz in unserem Unternehmen um.

Gibt es ein Datensicherungskonzept?

Ja, wir haben eine laufend überarbeitetes und fortgeschriebenes Datensicherungskonzept für die Sicherstellung der Datenintegrität. Unser Konzept sieht z.B. vor, dass die datenhaltende Infrastruktur (Server, Datenbanken) redundant aufgebaut ist, Mitarbeiter:innen fortlaufend geschult werden sowie durch regelmäßige Datenschutzaudits sichergestellt ist, dass Datensicherungsmaßnahmen eingehalten werden.

Wie sind die Daten bei aula gesichert?

Unser Datensicherungskonzept sieht eine Kombination aus automatisierten und strukturellen Sicherungsmechanismen vor. Dazu gehören z.B. redundante Server, Datenbanken und Notfallprozesse (Notfallpläne) für unterschiedliche Szenarien. Wir führen einmal täglich Sicherungen (Backups) der Datenbanken durch, die Instanzen werden bei jeder Versionierung gesichert. Die Backups werden dezentral gelagert, so dass auch bei Ausfall eines Rechenzentrums kein Datenverlust entsteht.

Wo stehen die Server auf denen die aula Anwendung betrieben wird?

Unsere Server stehen in Rechenzentren in Deutschland bei der Hetzner AG. Die Hetzner AG ist nach BSI ISO 27001 zertifiziert und TÜV geprüft. Wir haben mit der Hetzner AG einen AVV (Auftragsdatenverarbeitungs-) Vertrag geschlossen.

Werden Daten aus der aula Anwendung in Drittländer (z.B. außerhalb der EU) übermittelt?

Nein. Wir verarbeiten die aula Anwendungsdaten (also die Daten, die durch die Verwendung der aula App generiert werden wie z.B. Beiträge) ausschließlich auf unseren Servern. Unsere Server stehen in deutschen Rechenzentren bei der Hetzner AG.

Wo finde ich die Datenschutzerklärung für die Webseite?

Die Datenschutzerklärung für die Internetseite finden Sie hier.

Ich habe einen Fehler in der Anwendung festgestellt – wie und wo kann ich ihn melden?

Fehler können Sie jederzeit über unseren Helpdesk per Mail an support@aula.de einreichen.

Mein Kind ist minderjährig, wie funktioniert die Zustimmung zur Nutzung der Anwendung?

Die Zustimmung zur Nutzung der Anwendung wird grundsätzlich vom Erziehungsberechtigten gegeben. Die Schule schließt mit jedem Nutzer eine vom Nutzer zu unterzeichnende Vereinbarung. Je nach Alter des Schülers unterzeichnet nur der Erziehungsberechtigte (Schüler jünger als 14 Jahre), der Erziehungsberechtigte und der Schüler (14 Jahre-17 Jahre) bzw. nur der Schüler (ab 18 Jahren.

Ich möchte keine App installieren – kann ich aula auch auf anderem Weg nutzen?

Ja, Sie können aula auch ausschließlich über Ihren Browser verwenden, ohne die App installieren zu müssen.

Die Teilnahme an dem aula Prozess ist für Nutzer freiwillig, gibt es alternative Wege an dem Prozess z.B. auch ohne Smartphone teilzunehmen? 

Ja, diese Wege sollten von der Schule zur Verfügung gestellt werden. Nutzer können sich auf einem von der Schule zur Verfügung gestellten Endgerät (z.B. Computer oder Tablet) einloggen und von dort aus teilnehmen. Möglich ist außerdem, dass bspw. pro Klasse ein von dem/der Klassensprecher*in verwalteter Account angelegt wird, über den nicht registrierte Schüler*innen teilnehmen können.

Wo und wie kann ich / können Betroffene Ihre Rechte bzgl. Datenlöschung, Auskunft oder Änderung der Daten vornehmen (§15,16 DSGVO)?

Als Nutzer*in der aula Anwendung (Schüler) wenden Sie sich bitte an Ihre Schuladministrator*innen. Diese können die Löschung und Änderung von Informationen vornehmen. Sie können uns außerdem mit der Ausgabe einer Datenauskunft beauftragen.

Ich finde keine Antwort auf meine Frage?

Sollten wir hier eine Frage unbeantwortet gelassen haben, dann kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular.